Arbeitsprozesse überprüfen – die elektronische Rechnung [Update]

| 26. Juni 2013 | 1 Comment

 

elektronische Rechnung

Business optimieren

Gerade in Zeiten des mobilen Arbeitens lohnt es bisherige Arbeitsprozesse immer wieder zu überprüfen und wenn möglich zu optimieren.

Dabei bedeutet Papier in Unternehmen oft eine Herausforderung in Bezug auf Zeit und Platz. So müssen alle ein- und ausgehenden Rechnungen bearbeitet werden. Die Werte auf den eingehenden Rechnungen werden geprüft und in die eigene Buchhaltung eingepflegt. Neben Zeitaufwand besteht hier auch die Gefahr von Flüchtigkeitsfehlern durch die Mitarbeiter. Im folgenden müssen die Dokumente gelocht und in Ordnern abgelegt werden. Wieder Zeitaufwand!

Und natürlich müssen die vielen Ordner auch noch irgendwo gelagert werden. Wenn nun in einem späteren Schritt eine dieser Rechnungen eingesehen werden muss, dann geht es den umgekehrten Weg – Ordner suchen, Dokument suchen. Zeitaufwand!

elektronische Ablage

Dabei könnte es alles so viel einfacher sein. Viele Unternehmen scannen die eingehenden Rechnungen und können ab sofort alle weiteren Schritte elektronisch bearbeiten … bis auf das Ablegen der Dokumente in Ordner.

Wäre es nicht noch einfacher, wenn die Rechnungen direkt elektronisch ins Unternehmen gelangen? Dann ist keine Umwandlung von Papier zu digital notwendig, es werden keine physischen Ordner benötigt und das eventuelle spätere Suchen beschränkt sich auf wenige Sekunden am PC. Ausserdem kann auf diese Art und Weise unabhängig vom Ort auf die Daten zugegriffen werden, z.B. wenn ein Abteilungsleiter oder der Chef mit in eine Entscheidung eingebunden werden muss.

Aber viele Unternehmen senden noch immer ihre Rechnungen auf Papier, weil sie es schon immer so gemacht haben. Und umgekehrt wollen viele Unternehmen immer noch Rechnungen per Papier erhalten, weil sie der Meinung sind, dass dies gesetzlich so vorgegeben sei. Das ist aber eine falsche Meinung!

Zugriff von überall

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist ein einfacher elektronischer Versand von Rechnungen rechtlich gleichwertig zum Versand von Rechnungen auf Papier.

Aber es gilt ein paar wenige Regeln zu beachten. Die wichtigsten Regeln hat der Bitkom in Form von 10 Merksätzen in einem Dokument zusammengefasst.

Die entsprechende PDF Datei können Sie hier herunterladen: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen

– Update 27.06.2013 –

Sage hat eine sehr interessante Infografik veröffentlicht. Darin enthalten ist auch der zeitliche Mehraufwand der papierbasierten Rechnungsbearbeitung.

Sage - Buchhaltung in Deutschland

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