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Mobile ECM – Vorteile und (mögliche) Gefahren

| 21. November 2012 | 0 Comments

Gastbeitrag von Michael Böhm, GSD

„Wie der professionelle Anwender von mobilen ECM Lösungen profitiert und welche Gefahren es zu beachten gilt“

Der Zugriff auf persönliche und globale Ordnerstrukturen und deren Dokumente von unterwegs aus ist heute keine Vision mehr. Auch mobile Suchfunktionalitäten für das schnelle Auffinden von Adressen, Dokumenten, Vorgängen und Projekten auf dem mobilen Endgerät sind bereits verfügbar. Längst nutzen Außendienst-Mitarbeiter, Geschäftsführer oder Entscheider auf anderen Ebenen die Möglichkeiten der mobilen Geschäftsanwendungen im Arbeitsalltag. Wo liegen die Chancen für den mobilen Anwender ganz konkret und welche Hürden gilt es dabei zu nehmen?

Mobile ECM und Kollaboration

Das mobile Erstellen neuer E-Mails und Mitteilungen inkl. Antwort- und Weiterleitungsfunktionalität oder auch das interne Weiterleiten von Dokumenten per Mitteilung sind mit der richtigen Anwendung für mobiles Dokumentenmanagement heute kein Problem mehr (weitere Informationen zur GSD). Wer ein Dokument an einen Kunden oder Lieferanten weiterleiten will, muss dafür ebenfalls nicht im Büro sein, er nutzt einfach die gewohnte Verteilungsfunktionalität über sein Smartphone oder Tablet PC.

Push

Intelligente Systeme verfügen aktuell zum Teil bereits über eine Push-Notifikation. Vorteil: Erhält der Anwender ein neues Dokument, etwa eine E-Mail oder ein PDF per interner Weiterleitung durch den Kollegen, so wird er direkt über den Eingang dieses Dokuments auf dem mobilen Endgerät benachrichtigt. Egal, wo sich der Anwender also gerade befindet, er ist immer live am Geschehen, verpasst nichts und ist von überall aus reaktionsfähig.

Mobile Kontaktpflege: von „mobile CRM“ zu „mobile XRM“

Spricht man von der Möglichkeit, im Sinne des mobile ECM Gedankens sämtliche Dokumente zu jeder Zeit auf dem mobilen Endgerät im Zugriff zu haben, so ist man schnell auch beim Konstrukt der mobilen Kundenakte angelangt. Mit der entsprechenden Lösung haben Anwender den Vorteil, etwa auf dem Weg zu einem Kunden, sämtliche kundenbezogenen Dokumente im Zugriff zu haben. Unter dem Schlagwort XRM lassen sich am Markt momentan Entwicklungen beobachten, die nicht mehr nur den Kunden, sondern auch sämtliche anderen Geschäftspartner in den Fokus rücken. Übertragen auf den mobile Gedanken bedeutet dies, dass aktuell der Schritt von der mobilen Kunden- zur mobilen Geschäftspartnerakte vollzogen wird.

Gefahren und Hürden

Wo es Chancen gibt, lauern fast immer auch Gefahren; ebenso beim Thema mobile ECM. Bedenken aus Unternehmenssicht ergeben sich hier häufig in datenschutzrechtlicher Hinsicht. Ein Smartphone auf dem kritische Geschäftsdokumente transportiert werden, kann datenschutzrechtlich schnell zum Risikofall werden. Auch per mobile device einsehbare Kundendaten bergen ein Risiko. Lässt ein Mitarbeiter z.B. versehentlich das eigene Smartphone bei einem Geschäftspartner liegen, so ist potenziell dem Datenklau und illegalem Adresshandel Tür und Tor geöffnet.
Einen ganz anderen Kritikpunkt stellen Gefahren wie Stress und Burn-Out dar. Wer immer und überall für seinen Arbeitgeber verfügbar ist, kann sich nur schwer Freiraum für echte Erholung schaffen. Unternehmen sind deshalb dazu aufgerufen, bei allem Effizienzstreben gleichzeitig die Gesundheit der Mitarbeiter im Blick zu behalten.

Fazit

Die geschilderten Vorteile durch die Nutzung mobiler Lösungen wie mobile ECM ermöglichen es dem Mitarbeiter, flexibler und fast völlig ortsunabhängig den Arbeitsalltag zu meistern. Das ist nicht nur komfortabel für den Einzelnen, sondern auch effizient für das gesamte Unternehmen. Vorsicht sollte man beim Thema Datenschutz walten lassen. Entsprechende unternehmensweite technische und organisatorische Vorgaben leisten hier einen wichtigen Beitrag.

(weitere Informationen zur GSD)

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Category: Nachrichten

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