Teil 4: Ganze Aktenordner in Evernote verfügbar machen

| 23. September 2013 | 3 Comments

 

Papier, Unmengen von Papier

In jedem Büro gibt es Papier, Unmengen von Papier. Kaum einer kann sich dagegen wehren. Es gibt immer noch Unternehmen, die Rechnungen und natürlich Werbung auf Papier versenden. In Geschäften erhält man immer eine Rechnung (oder Bon) auf Papier.
Und die meisten Deutschen sind immer noch der Meinung, dass nur Dokumente auf Papier rechtsgültig sind. Das ist übrigens ein vollkommen falsches Verständnis!
Und auch auf Veranstaltungen, Weiterbildungen oder Messen gibt es Mengen an Papier.

Das Problem dabei … auch wenn Papier Teil unseres Lebens ist, so lässt sich damit nicht immer einfach arbeiten. Es beginnt mit dem unglaublichen Stauraum der dafür benötigt wird. Überall sammeln sich Papierhaufen und Aktenordner.

„Papier ist geduldig“

Und arbeiten lässt sich damit sehr schwer. Zugegeben, aus unserer Gewohnheit heraus ist es immer noch ein Medium, auf dem man schnell und einfach Notizen oder Anmerkungen machen kann. Aber dieser Vorteil endet sofort nach dem Erstellen eines solchen Dokuments. Wenn man nämlich mal eines dieser vielen Papierdokumente (Notizen, Rechnungen, Werbung, Schulungsunterlagen, und vieles mehr) benötigt, dann beginnt eine aufwändige Sucherei.
Selbst der perfekt organisierte Papierliebhaber stösst immer dann an seine Grenzen, wenn er nicht im Büro sondern irgendwo unterwegs ist. Und wenn man seinen Aktenordern oder seine Dokumentenmappe unterwegs verlieren sollte, dann gibt es keinen Ersatz, dass „gespeicherte Wissen“ ist verloren.
Ok, es ist ja heute recht einfach eine elektronische Kopie von einem Dokument zu erstellen, z.B. indem man ein Foto von dem Dokument macht. Dieses Foto kann auch sehr leicht transportiert werden, z.B. in Evernote.

Aber es wird zu einer echten Herausforderung, wenn man einen ganzen Aktenordner voll mit Dokumenten erfassen will. Dann macht das abfotografieren keinen Spass mehr. Hier hilft nur ein guter Scanner, auch bei vermeintlich schwierigen Dokumenten! Und bei grossen Dokumentenmengen sollte der Scanner auch in der Lage sein, die Dokumente automatisch und sicher einziehen zu können. Ein Flachbett Scanner hat da kaum Vorteile gegenüber einer Kamera.

Dokumentenscanner

In unserem Beispiel zeigen wir, wie das mit einem Dokumentenscanner funktioniert und worauf man achten sollte.

Kontakt mit Roadworkr

Nach dem Installieren der Scannertreiber und der Installation von Evernote funktioniert das Scannen sofort.
Wir zeigen hier weitere Einstellungen, damit das Scannen noch einfacher wird und die Dokumente optimal für den späteren Nutzen gespeichert werden.

Alle Dokumente, die auf dem Evernote Server geladen wurden, werden per Texterkennung (OCR) erfasst. Das heisst, man kann später nach jedem beliebigen Wort innerhalb der gescannten Artikel suchen. Damit hat man also neben der selbst vergebenen Überschrift und den Schlagworten nahezu unendlich viele Möglichkeiten, die Dokumente wieder zu finden.
Allerdings, wenn das Dokument z.B. per Email als PDF Datei weitergeleitet wird, dann kann man nicht mehr nach allen Worten suchen. Die Texterkennung (OCR) wird von Evernote nicht in der Datei gespeichert.
Mit unserem Dokumentenscanner kann man dies aber schon im Vorfeld machen. Die Übertragung der Dateien nach dem Scannen dauert zwar ein paar Sekunden länger (wegen der Texterkennung), dafür hat man später alle Möglichkeiten mit diesen Dokumenten zur Verfügung.

Sehen Sie hier, wie mit nur einem Knopfdruck ein Stapel Dokumente gescannt wird, Texterkennung (OCR) vorgenommen wird und alle an Evernote übergeben wird.

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Category: Evernote, Quick Tip, Video

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